Tips Meningkatkan Sistem Manajemen Gudang yang Baik

Senin, 21 Desember 2020

Tips Meningkatkan Sistem Manajemen Gudang yang Baik
Mengelola gudang bukanlah hal yang mudah. Mulai dari menjamin kondisi barang hingga mengatur letak setiap aktivitas, semua harus ditentukan sejak awal dengan berbagai pertimbangan yang menguntungkan perusahaan secara umum. Sistem manajemen gudang yang baik harus mempertimbangkan semua elemen di gudang tanpa terkecuali. Secara garis besar, aktivitas-aktivitas yang terlibat di dalam pengelolaan gudang adalah sebagai berikut.

(1) penentuan tata letak (layout) gudang
(2) pengecekan kuantitas dan kualitas barang
(3) pengecekan kuantitas dan kualitas peralatan
(4) pengontrolan dan pembaharuan inventaris barang dan peralatan
(5) pengambilan barang
(6) pengepakan barang
(7) pengiriman barang
(8) pembersihan barang, peralatan dan gudang

Setiap aktivitas-aktivitas di atas dapat berbeda nama divisi dan fungsinya tergantung pada perusahaan. Keseluruhan proses terlihat kompleks sehingga membutuhkan detail dan akurasi yang baik selama pengerjaannya. Dengan mengasumsikan, perusahaan telah memiliki pembagian aktivitasnya dengan baik. Ada beberapa tips meningkatkan sistem pengelolaan gudang agar dapat semakin baik.

1. Mengatur Tata Letak yang Efisien

Sejak Anda memiliki gudang dan siap mengoperasikannya, Anda harus sudah memiliki gambaran apa saja barang yang akan disimpan dan bagaimana perlakuan dan distribusi barang yang akan diperlukan. Ini menjadi bahan pertimbangan membagi-bagi gudang ke beberapa bagian sesuai dengan peruntukannya.

2. Membuat Data Inventaris yang Akurat

Gudang digunakan sebagai tempat penyimpanan barang. Di luar dari gudang itu sendiri, data isi gudanglah yang juga penting dan sering digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan. Anda harus memastikan data barang masuk dan keluar, barang lama dan baru, barang baik dan cacat, maupun barang akan dibeli dan akan keluar secara akurat menggambarkan keadaan sebenarnya.

3. Memiliki Jadwal Persediaan Barang

Gudang akan efisien apabila digunakan secara maksimal. Anda harus tahu kapasitas muatan gudang, dan berdasarkan informasi itu Anda dapat membuat jadwal persediaan barang dengan tepat kuantitas dan waktu. Tentu saja, ini akan lebih baik lagi disertai dengan data jadwal produksi agar antara gudang dan produksi dapat berjalan secara harmonis.

4. Membuat Forecast Persediaan

Pada waktu tertentu, barang yang dibutuhkan lebih banyak. Berdasarkan data jadwal persediaan barang dan jadwal produksi ditambah dengan data target pemasaran pada waktu tertentu, Anda disarankan membuat forecast persediaan. Ini akan sangat membantu apabila jumlah dan kemampuan supplier Anda terbatas sedangkan Anda memiliki target pemasaran di luar kebiasaan.

5. Memisahkan Stock Lama dan Baru

Stock lama dan baru perlu dipisahkan, terutama jika barang yang disimpan memiliki kadaluarsa. Tidak hanya untuk menyelamatkan kondisi barang dengan sistem "First In, First Out", tips ini akan membantu Anda mengevaluasi keberhasilan penjualan dari pembelian sebelumnya.

6. Menyediakan Kemasan Pelindung yang Sesuai

Aktivitas gudang tidak hanya berfokus pada menjaga kuantitas barang, tetapi juga kualitas barang. Anda perlu mempertahankan nilai dari setiap barang yang disimpan dengan menyediakan pelindung yang sesuai, entah itu plastik, kardus, atau palet.

7. Memiliki Jadwal Perawatan Rutin

Melakukan pembersihan dan perawatan di gudang bukanlah hal yang baru. Sayangnya, masih banyak perusahaannya melakukannya hanya setelah gudang dianggap cukup kotor. Idealnya, gudang memiliki jadwal perawatan rutin untuk area-area yang spesifik.

Setiap perusahaan tentunya memiliki caranya sendiri dalam mengelola gudang mereka. Namun, Anda dapat selalu meningkatkan performa kinerja gudang menggunakan ketujuh tips di atas. Kunci dari sistem gudang yang berhasil adalah akurasi dan konsistensi. Pastikan sumber daya yang dikerahkan memahami ini.